Infrastruttura organizzativa

L’organizzazione ha il mandato e l’impegno di conservare le collezioni digitali che le competono? La risposta determina il livello di risorse assegnate al programma e il modo in cui tali risorse vengono utilizzate.

Un framework delle politiche è un insieme di affermazioni esplicite che definiscono il livello e la natura dell’impegno e la responsabilità dell’organizzazione. Questa lista descrive il tipo di politiche, di procedure e di altri documenti associati ad ogni elemento del modello integrato di framework.

>> Conformità allo standard OAIS: un’affermazione esplicita che conferma l’impegno dell’organizzazione per essere conformi allo standard OAIS (Open Archival Information System).

>> Responsabilità amministrativa: un’affermazione generica che dimostra un impegno a seguire e a rispettare gli standard attuali e futuri adottati dalla comunità della conservazione.

>> Solidità organizzativa: è la dichiarazione della mission e delle politiche esaustive che documentano ed autorizzano le misure prese da un’organizzazione per ricevere, custodire, conservare e rendere accessibile il materiale digitale di cui ha la responsabilità. Queste comprendono considerazioni e requisiti legali, fiscali ed etici.

>> Sostenibilità economica: le politiche e le procedure di contabilità e di budget che fanno parte di un business plan per definire e proteggere le risorse necessarie al programma di conservazione digitale.

>> Idoneità tecnologica: un insieme di principi, politiche e procedure che definiscono il piano di sviluppo e di mantenimento dell’hardware, il software, le competenze e le tecniche necessari per supportare e attivare il programma di conservazione digitale, compresa la conformità agli standard relativi e alle best practices del settore.

>> Sicurezza del sistema: un insieme di politiche e di procedure che confermano l’impegno dell’organizzazione a mantenere un grado costante e sufficiente di protezione ambientale e di rete, di controllo, di rilevazione dei rischi, di reazione e di attenuazione dei rischi, per salvaguardare l’integrità delle collezioni digitali.

>> Verificabilità delle procedure: strumenti coerenti e sistematici per documentare, condividere e applicare l’insieme delle politiche, delle procedure associate e delle pratiche dominanti, queste ultime spesso esterne all’organizzazione stessa.